Guión para la presentación de evaluación de la fase PPL

Guión preliminar por	Presentador	Tiempo
Álvaro Bernal Caunedo	Nicolás Herrera Lobo	10 min
Álvaro González Frías	Alberto Lopez-Benjumea	5 min

Killer Opener

Figura 1. Portada de la presentación.

(Nico entra al escenario afligido/preocupado)

• Alberto - Illo, que ya estamos acabando ISPP, ¿por qué estás así tío?
• Nico - La verdad es que las cosas están duras en casa. Con la subida de precios, nos cuesta llegar a fin de mes. Y encima, hoy nos pegamos toda la mañana en la asociación intentando registrarnos para recibir ayuda, pero se les colgó el Excel y al final, no pudimos hacerlo. Al final lo hicimos a papel, pero nos han dicho que el proceso puede tardar mínimo una semana.
• Alberto - Ostras lo siento mucho tío.
• Nico - Ojalá hubiera una forma de hacerlo todo más rápido porque no sé cuánto tiempo más podremos estar así.
• Alberto - Tranquilo, Harmony está aquí para ayudarte.

¿De que va el proyecto?

Figura 2. Contexto.

Esta situación es algo inaceptable para organizaciones de ayuda social como lo son Cirio y Costal (ONG caritativa) y ACAT(ONG orientada al servicio), clientes actuales de harmony que han decidido confiar en nosotros para poner solución a problemas como el de Nico.

Figura 3. Elevator pitch.

Harmony nace con el objetivo de facilitar la gestión de las ONGs, agilizando un proceso que actualmente es lento y tedioso. Gracias a nuestra aplicación, las ONGs podrán registrar a sus beneficiarios de forma rápida y sencilla, y recibir la ayuda que necesitan en el menor tiempo posible.

Silencio

Figura 4. Anuncio de usuarios.

¿Que hace?

Figura 5. Características de Harmony.

Con nuestra aplicación, tendrán un sistema escalable, seguro, colaborativo (que permite trabajar de forma simultánea de forma eficiente) y que les permitirá realizar análisis de los datos de sus beneficiarios. Y qué mejor forma de demostrarlo que con un ejemplo real.

Figura 6. 2 aplicaciones 2 demos.

Nos gustaría mostrar ambas aplicaciones pero por cuestión de tiempo sólo vamos a probar Cirio y costal ya que es la que más información nos ha proporcionado.

Figura 7. Demo de la aplicación.

¿Quién es la competencia?

Figura 8. Análisis de competidores.

Para mostrar mejor las fortalezas de nuestra aplicación, hemos realizado un análisis de la competencia, en el que hemos destacado las características que nos diferencian de otras aplicaciones similares. Nosotros hemos identificado dos empresas que ofrecen gestión de alimentos e inventario para ONGs, la primera es Stockio, una empresa española que proporciona un software para la gestión de inventarios y almacenes, pero no para la gestión de beneficiarios, (silencio) cosa que sí hace Pantrysoft además de la gestión de inventario, pero al estar ubicada en los Estados Unidos, no les garantiza a las ONGs españolas el cumplimiento de las leyes de protección de datos europeas.

De igual forma, estas empresas no ofrecen una solución que se pueda adaptar a todas las necesidades de cada ONG.

Figura 9. Herramientas open source.

Y por otra parte, existen una serie de herramientas open source que consideramos que podrían ser de utilidad para la gestión de alimentos y beneficiarios de las ONGs, como Django-CRM o CiviCRM, pero tras algo más de análisis hemos visto que tienen flexibilidad limitada de forma que puede requerir un esfuerzo adicional adaptar estas soluciones a las necesidades de las ONGs.

¿Quien hay detrás?

Figura 10. ¿Quién hay detrás?

Figura 11. Equipo.

Figura 12. Equipo.

Figura 13. Equipo.

IMPORTANTE IR PASANDO DIAPOS CONFORME SE HABLA Para llevar a cabo este proyecto, tenemos un equipo multidisciplinar formado por 17 estudiantes, que han dedicado las últimas 12 semanas a trabajar de forma conjunta para sacar adelante Harmony.

¿Puede ser rentable?

Figura 14. ¿Puede ser rentable?

Y ahora la pregunta más importante, ¿puede ser rentable?

Figura 15. TCO.

Para nuestro servicio hemos calculado un coste total de propiedad de unos 90916,22€ (silencio). en un periodo de 2 año OUCH,

Pero bueno, vamos a analizarlo:

• El CapEx según nuestros cálculos compone un poco más de la mitad de este coste, 49521,42€. De aquí la mayoría del coste se va en el personal que contratamos, que son unos 39,000€, de los cuales 34,000€ durante el periodo de desarrollo, y el resto viene de los costes de material y licencias, que son unos 1,000€.
• El OpEx por otra parte son unos 42,000€, la mayoría se va en el personal que necesitamos para cumplir con las legislaciones de protección de datos como GPDR y los acuerdos a nivel de servicio (de atención al cliente), que son unos 40,000€, y el resto viene de los costes de despliegue, que son rozan los 2,200€.
• Además hemos añadido un fondo del 15% para planes de contingencia. Porque esperamos que pueda haber desviaciones y es importante estar preparados para ello.

(Quiero destacar que los costes OpEx están sujetos a cambios, ya que dependemos del precio que pongan servicios de terceros como, por ejemplo, pasa con el hosting del código y la integración continua, que aunque actualmente son gratuitas debido a la naturaleza Open Source de nuestro proyecto, si cambiara a tratarse como proyectos closed source, el TCO de estos dos primeros años aumentarían en 57€.) (De igual forma estimamos que no necesitaremos durante este tiempo una licencia de sendgrid para más de 100 emails diarios por la naturaleza de nuestro servicio, pero si hiciese falta, el coste añadido sería de 480€.)

Figura 16. ROI.

Y bien, 91.000€ no es poco dinero, nos hace falta estar seguros de que vamos a recuperar esta inversión. Por ello hemos hecho un análisis tratando de predecir el crecimiento de nuestra base de clientes y el retorno de la inversión en situaciones optimistas(Doble de clientes por año), pesimistas(0 clientes más) y más probables( 5 clientes por año).

Como veis en la gráfica, los costes son un poco más grandes al principio, en el periodo de desarrollo, pero conforme entramos en producción bajan, a la vez que aumentan los ingresos. Según hemos calculado nuestro servicio generaría más de lo que cuesta a partir de los 30 meses aproximadamente tanto en el escenario optimista como en el más probable, y en el pesimista, que asume un crecimiento prácticamente nulo de clientes, recuperaríamos más de la mitad de la inversión.

Y si esto no os convence, os tengo preparado un vídeo

Figura 17. Anuncio de inversores.

Muchas gracias por vuestra atención, y si estáis interesados, no dudéis en contactar con nosotros. ¡Gracias!

Figura 18. Final de la presentación.

Marketing y acciones de PPL

Figura 18. Marketing y acciones de PPL.

Enlace entre el anuncio y la parte de marketing y acciones de PPL: tras el anuncio, vamos a comenzar con la segunda parte de la presentación, en la que hablaremos de temas relacionados con el marketing y con las acciones que hemos llevado a cabo para preparar el lanzamiento del proyecto.

Antes que nada, es importante aclarar que al estar realizando un proyecto para 2 ONGs existen varias acciones de marketing que no vamos a llevar a cabo por que no encaja con nuestro público objetivo.

Modelo de segmentación del mercado

Figura 19. Modelo de segmentación del mercado.

Un ejemplo de esto es el modelo de segmentación del mercado. Dado que el único público objetivo de la aplicación son los directores de las ONGs y estos comparten necesidades y desafíos similares en la gestión de sus organizaciones, no consideramos que sea necesario realizar una segmentación del mercado. Sin embargo, sí que podemos destacar las principales características que tienen en común los directores de las ONGs a las que puede interesarle nuestro trabajo, y, para ello, vamos a concer a algunas personas.

Personas

Figura 20. Personas.

Estos son Eduardo e Inés, dos potenciales clientes de Harmony. Como vemos, ambos comparten características similares: pertenecen a la mediana edad, residen en España y son directores de sus propias ONGs. Además, tienen objetivos similares: prentenden que sus organizaciones tengan un mayor impacto social, quieren beneficiarse del uso de la tecnología y buscan optimizar los procesos de gestión de sus ONGs. Estas personas definen perfectamente a nuestro público objetivo.

Acciones de PPL

Figura 21. Acciones de PPL.

Cabe mencionar que al realizar una menor cantidad de tareas de marketing, hemos podido centrarnos en otras acciones que consideramos más importantes para el proyecto. Por tanto, vamos a hablar de las acciones que estamos llevando a cabo para preparar el lanzamiento del proyecto.

Contacto con proveedores

Figura 22. Contacto con proveedores.

Durante la semana pasada nos dedicamos a contactar con los diferentes proveedores de servicios que necesitamos para nuestro proyecto, para conocer si existía la posibilidad de obtener algún tipo de descuento o servicio gratuito. A día de hoy ya hemos recibido algunas respuestas: Stripe nos ha comentado que no dispone de ofertas o descuentos para ONGs, y SendGrid nos ha dicho que con el plan gratuito debería bastarnos. Sin embargo, AWS nos ha dado buenas noticias, pues han querido ayudarnos ofreciéndonos la posibilidad de realizar el despliegue de forma gratuita.

Copias de seguridad

Figura 23. Copias de seguridad.

Otro aspecto que es importante cuidar es la seguridad de los datos. Desde el principio lo hemos tenido presente, por lo que ya se encuentran implementadas funcionalidades para poder exportar a archivos Excel la información más relevante de la aplicación. Adicionalmente durante estos días hemos estado implementando exports sobre otros datos de la aplicación, además de adaptarlos al formato que el Banco de Alimentos solicita a las ONGs, para aumentar la comodidad. Por otro lado, hemos querido ir un paso más allá y también hemos implementado la posibilidad de realizar copias de seguridad de la base de datos de forma manual, para lo que hemos diseñado un dashboard mediante el cual se pueden realizar estas copias de seguridad de forma sencilla.

Acciones de GDPR

Figura 24. Acciones de GDPR.

En un sistema que maneja datos de carácter personal, como es el caso de nuestro proyecto, es fundamental cumplir con la normativa de protección de datos. Por ello, hemos elaborado una declaración de cumplimiento de protección de datos, en las que se explican las responsabiliadades de las ONGs y de sus beneficiarios, de acuerdo con las diferentes leyes de protección de datos tanto a nivel nacional como europeo. Además, nos hemos preocupado por el cumplimeinto de la GDPR por parte de la ONG a largo plazo, por lo que les hemos facilitado el contacto de una empresa que hemos encontrado, llamada Kdos Consulting, que se encarga de la realización de auditorías y de llevar los temas legales relacionados con la GDPR.

Post-lanzamiento

Figura 25. Post-lanzamiento.

Para facilitar que las ONGs sigan utilizando el sistema una vez lanzado, estamos trabajando en varios aspectos relacionados con la formación y el futuro mantenimiento del sistema. En primer lugar, hemos preparado un vídeo para cada ONG en el que se explica detalladamente cómo utilizar el sistema. Otra de las acciones que tenemos pensada es la de realizar un manual de despliegue, ya que el tener documentado el proceso de despliegue del sistema facilitará el tabajo que haya que realzar si surge algún problema o se quieren realizar cambios en cuanto a la infraestructura del sistema. Por último, cabe mencionar que ya hemos comenzado a redactar documentación sobre el posible trabajo futuro en el sistema, incluyendo temas como la mejora del dashboard de estadísticas o la implementación de notificaciones push.

Community management

Acciones

Figura 26. Acciones de community management.

Un aspecto relacionado con el marketing que si que queremos tener en cuenta es el de la gestión de la comunidad, mediante la cual pretendemos dar a conocer nuestra empresa a un número mayor de ONGs y a la sociedad en general. En este sentido, nuestros compañeros Joaquín y Ronald acudieron a un evento del Banco de Alimentos junto con los responsables de Cirio y Costal, en el que pudieron establecer contacto con otras ONGs similares.

Ideas

Figura 27. Ideas de community management.

En la misma línea, también hemos tenido algunas ideas relacionadas con la gestión de la comunidad. Una de ellas es la elaboración de folletos publicitarios. En primer lugar, contamos con un estilo de folleto centrado en el texto más que en la parte visual, ya que actualmente es uno de los tipos de publicidad más efectivos. Aquí podéis ver uno de ellos, aunque contamos con más versiones que usan el mismo formato. Por otro lado, comentar que también hemos tenido una idea algo más visual, pero preferimos mantenerla en secreto para no perder el factor sorpresa.

Planning

Figura 28. Planificación de community management.

También hemos nos hemos encargado de planificar varios aspectos relacionados con la gestión de la comunidad. En cuanto al calendario, cabe mencionar que desde principios de esta semana nos encontramos en proceso de preparar los folletos que acabamos de comentar. Además, recordamos que nuestro compañero Alberto ha sido seleccionado como Community Manager, y que hemos estimado un esfuerzo para este rol de unas 3 horas semanales durante las últimas 5 semanas del proyecto. Esto, junto con algunos costes pequeños que deberemos asumimr para la elaboración de folletos, hace que el coste total del marketing de nuestro proyecto sea algo superior a los 200 euros.

Uso de la IA

Figura 29. Uso de la IA.

En cuanto al uso de la IA, hemos seguido utilizando GitHub Copilot y ChatGPT para ayudarnos con el código, ChatGPT para ayuda en tareas de documentación, y como novedad esta semana, hemos usado Adobe Poscast para mejorar la calidad del audio de la demo.

Huella de carbono

Figura 30. Huella de carbono.

También hemos estado investigando acerca de la huella de carbono que generan las IAs que estamos utilizando. Hemos encontrado que cada query produce una emisión de CO2 de 4,32 gramos de CO2, por lo que hemos estimado que nuestro proyecto supone una emisión de algo más de 400 gramos de CO2 por semana (suponiendo que realizamos unas 100 queries semanales).

Cierre

Cumplimiento de objetivos

Figura 31. Cumplimiento de objetivos.

Para finalizar, vemos que hemos cumplido con los diferentes apartados que estaban previstos para la presentación. [Opcional: se pueden mencionar los diferentes apartados si se necesita alargar la presentación para llegar a los 15 minutos].

Fin de la presentación

Figura 32. Fin de la presentación.

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